RPAで効率化を図れる業務のデモの流れを紹介

RPA デモ

人口減少によって働き方の多様化から、働き方改革が求められている昨今では、少人数でより多くの仕事をこなし、成果をもたらすことができるRPAが注目され、導入が進んでいます。これを用いることにより、業務の効率化、ミスの減少、人件費のコストダウンなどさまざまなメリットがあります。RPAは情報収集や入力処理など単純作業が特徴のクラス1から、大量のデータを基に学習して高度な自動化を行うことができるクラス3まであり、金融、サービス、流通、自治体など広い範囲のホワイトカラー業務に活用されています。どの業種にもデータの入力、分析、正確さや決められた時間の中での作業があります。人間では能力や引き継ぎなどで個人差が出る作業も、RPAの導入でそれらを均一に効率よくこなすことができ、従業員の精神的な負荷を軽減することにもなります。では、どんな場面で活用しているのか、わかりやすくデモンストレーションで説明します。

大量のルーティーンワークをこなすことができます

メールからさまざまな役割を果たすRPAのデモンストレーションを紹介します。大量のメールの送受信は会社ではよくあります。請求書など一日で大量のメール送信をしなければならない場合に、RPAにメールを作成、宛先、件名、本文を入力、請求書のファイルを添付して送信する、この手順を組み込むのです。送信する件数分、この作業を繰り返し自動で行います。受信の場合も、キーワードを覚えさせておくことで自動にカテゴリー分けすることができます。受信したメールによって、定型文で返信することも可能です。取引先からメールで送られてくる注文を受注システムへ入力し、さらに発注システムへも入力するという作業もRPAに読み込みと入力を任せることができます。それに伴い、納品書や請求書など各種書類の作成も自動化できます。このように、手順やルールが決まっている作業を任せることができるのです。

入力作業が大幅に軽減できるようになります

また、データを読み込むものとして、OCRと連携して手書きの書類をパソコンへ入力する作業も可能になっています。各種申請書や伝票やFAXなど、人間が書類を見ながら入力していた作業を自動でできます。コピー&ペーストをすることは、どの業種にもあるのではないでしょうか。単純作業はミスが起こりやすく、ストレスを感じやすい作業です。RPAに任せることで、ミスを減らすことやストレスを減らすことができます。そして、数十分かかっていた作業も数分で処理することや24時間365日稼働できるので、従業員の残業を減らすだけでなく、定型業務をこなす人材を、より重要な別の業務に専念させることができます。以上がデモンストレーションとなりますが、RPAを取り入れる際には、どの業務を自動化にするのか一つ一つ業務の流れを可視化することで、導入の目的を明確にしやすく効率を上げることに繋がります。